<![if !supportLists]>1.<![endif]>Классификация межкомпонентных связей
Осуществление рационализации структур основывается на классификации самих структур, а также составляющих и формирующих их связей и соединений.
Классификация межкомпонентных связей может быть осуществлена по следующим признакам:
1. По направленности воздействия: прямые и обратные связи. Прямая связь представляет собой первичное исходное воздействие на определенный объект. Обратная связь – это отражение данным объектом оказанного на него прямого воздействия, направленное на источник данного воздействия. В саморегулирующихся системах обратная связь представляет собой реагирование компонентов (индивидов и организаций) на осуществляемые на них прямые воздействия. При переходе от прямой связи к обратной происходит взаимозамена субъекта и объекта воздействия. Субъект становится объектом, а объект – субъектом. В реальности прямые и обратные связи находятся в единстве и формируют целостную структуру организации.
2. По роли и месту в структуре могут быть выделены: основные, дополняющие, дублирующие, контрольные и корректирующие связи. Основные связи определяют строение системы и формируют главный контур структуры. Остальные виды связей устанавливают вторичный контур структуры, назначение которого — обеспечить функционирование главного контура структуры. Дополняющие связи создают условия для эффективной реализации основных связей. Например, основные связи между смежными производствами должны дополняться связями этих производств с транспортным участком. Дублирующие связи обеспечивают гарантированность осуществления определенных функций системы и ее отдельных подразделений в случае нарушения обеспечивающих их реализацию связей. Они подразделяются на постоянно действующие (например, постоянное дублирование определенной информации) и резервные, действующие только в условиях нарушения основных связей (например, дополнительные каналы поставки ресурсов при срыве поставок по основным каналам). Контрольные связи позволяют обеспечить рациональность, как отдельных межкомпонентных связей, так и всей структуры организации в целом. Эффективное и целесообразное функционирование главного контура структуры организации опирается на четкий контроль. Корректирующие связи обеспечивают внесение изменений в реализацию межкомпонентных связей организации, позволяют устранить отклонения, возникшие в процессе функционирования системы, и адаптировать существующую структуру к новой ситуации. Корректирующая связь осуществляется обычно по тем же самым каналам, что и первичная корректируемая связь. Однако она может осуществляться и по другим каналам. Например, вышестоящий руководитель может непосредственно внести коррективы в указания, данные подчиненным другими руководителями.
3. По характеру воздействия выделяют положительные, отрицательные и нейтральные связи. Характер воздействия проявляется в изменении уровня организованности объекта воздействия, соответствующего компонента системы, а также значимости его в данной системе. Положительные связи повышают организованность и значимость соответствующего компонента системы, отрицательные – понижают, нейтральные – к существенным изменениям не приводят. Между одними и теми же компонентами системы могут одновременно существовать и положительные, и отрицательные, и нейтральные связи. Во-первых, даже между двумя компонентами системы может существовать несколько каналов связи, например, в разных сферах деятельности. Наряду с положительным технологическим воздействием может быть отрицательное организационное и нейтральное социально-психологическое. Во-вторых, между компонентами системы существуют прямые и обратные связи, а также встречные прямые, которые могут иметь разную знаковость. Можно выделить следующие варианты соотношений положительных и отрицательных связей:
<![if !supportLists]>- <![endif]>встречные прямые положительные связи - взаимоподдержка (например, отношения между подразделениями, имеющими общий интерес);
<![if !supportLists]>- <![endif]>встречные прямые отрицательные связи - взаимоослабление (например, отношения между подразделениями, имеющими противоположные интересы);
<![if !supportLists]>- <![endif]>встречные прямые связи, имеющие разную знаковость: одни положительную, а другие - отрицательную, приводят к ослаблению одного и усилению другого участника отношений.
Варианты соотношений знаковости прямых и обратных связей следующие:
<![if !supportLists]>- <![endif]>прямые и обратные связи положительны - усиление объекта воздействия и повышение уровня его организованности. Этому способствуют и собственные действия данного объекта;
<![if !supportLists]>- <![endif]>прямые и обратные связи отрицательны: прямое воздействие ведет к ослаблению и дезорганизации объекта, обратное противостоит этому и сдерживает процесс дезорганизации (например, реакция персонала предприятия на ошибочную реорганизацию);
<![if !supportLists]>- <![endif]>прямые связи положительны, обратные – отрицательны: прямое воздействие усиливает и организует объект, обратное противостоит этому (например, в силу непонимания собственных интересов);
<![if !supportLists]>- <![endif]>прямые связи отрицательны, обратные связи положительны: прямое воздействие ослабляет и дезорганизует объект. Обратное также способствует этому.
Таким образом, если первые два варианта взаимоотношений прямых и обратных связей способствуют развитию организации, то последние варианты ведут к ослаблению и дезорганизации.
4. По пространственной ориентации связи подразделяются на вертикальные и горизонтальные. Горизонтальные связи – это связи между компонентами одного уровня организации (цех - цех, сотрудник - сотрудник). Вертикальные связи – это связи между компонентами разных уровней организации (предприятие - цех, руководитель - подчиненный). Вертикальными могут быть не только отношения иерархической соподчиненности, но и любые другие межуровневые отношения (технологические, социальные и пр.). Направленность воздействий при этом также не является однозначной: прямые – сверху вниз, обратные – снизу вверх. Возможна и противоположная направленность. Например, неформальные отношения подчиненного к руководителю вызывают у последнего ответную реакцию.
5. По прерывистости связи делятся на непрерывные и дискретные. Непрерывные связи составляют основу организации, обеспечивают стабильность ее структуры. Это не предполагает обязательного наличия каких-либо непрерывных процессов, протекающих между соответствующими компонентами системы. Важно, чтобы существовала постоянная взаимообусловленность и взаимосогласованность функционирования этих компонентов организации. Непрерывными являются, например, отношения иерархической соподчиненности или отношения между цехами-смежниками. Дискретные связи предполагают наличие определенных временных разрывов в реализации. Они подразделяются на периодические и ситуативные. Периодические связи характеризуются цикличностью в реализации (например, отношения между бухгалтерией и складом по поводу инвентаризации имеющегося имущества). Ситуативные связи устанавливаются по мере возникновения соответствующей ситуации.
6. По вариабельности связи подразделяются на инвариантные и вариабельные. Инвариантными являются связи, которые могут оставаться практически неизменными при различном изменении ситуации и условий функционирования организации. Инвариантность может быть обусловлена: во-первых, сущностными характеристиками системы, ее целевой ориентацией и функциональным назначением (например, стандартность технологии во многих производствах предопределяет инвариантность связей между технологическими переходами); во-вторых, спецификой реализации связей в данной конкретной организации (так, высокий управленческий догматизм обусловливает жесткую однозначность связей между руководителем и подчиненным).
Вариабельными являются связи, которые при определенном изменении ситуации также изменяют свои характеристики. Вариабельность связей может проявляться в изменении их содержательной насыщенности, а также в переходе из одних классификационных групп в другие. Прямая связь может переходить в обратную, а обратная – в прямую; основная – в дополняющую, а дополняющая – в основную и т. д. Такие вариабельные связи могут существовать, например, между службой маркетинга и основным производством.
Связь может становиться то непрерывной (когда необходимо постоянное наблюдение или действие), то периодической (когда устанавливается четкая цикличность в функционировании и изменении состояния среды), то ситуативной (когда возникает необходимость «экономии связи» и когда на первое место выходит задача адаптации организации к изменяющейся ситуации).
<![if !supportLists]>2.<![endif]>Анализ межкомпонентных связей на примере организационной структуры ООО «Интер»
ООО «Интер» было создано в 2000 г. Специализация - обслуживание грузопотоков холдинга (оптовая и розничная (сетевая) торговля одеждой, оптовые поставки товаров медицинского назначения – 80 % импорт, 20% - Россия). Организационная структура ООО «Интер» представлена на рис. 1.
Генеральный директор ООО «Интер» руководит предприятием, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства.
Главный ревизор ООО «Интер» осуществляет организацию бухучета ФХД предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых, финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия; формирует в соответствии с законодательством о бухучете учетную политику, обеспечивает финансовую устойчивость предприятия; возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки информации и порядка документооборота.
Рис. 1. Организационная структура управления ООО «Интер»
Служба безопасности выполняет функции по охране персонала предприятия и сохранности его имущества.
Миссия предприятия была разработана на основе интересов сотрудников, потребителей, собственников. Миссия ООО «Интер» звучит так: «Мы стремимся быть лучшими не только в стране, но и в мире по обеспечению заказчиков и потребителей наших услуг, а также обеспечить своевременную доставку грузов, быстрое таможенное оформление».
Организационная структура компании по виду относится к линейно-функциональным структурам. Линейно-функциональная структура – структура, при которой специалисты одного профиля объединяются в структурные подразделения и принимают решения, обязательные для производственных подразделений.
К линейным подразделениям ООО «Интер» относятся: юридический отдел, департамент сбыта, департамент автоматизации и информационных технологий, департамент управления делами, департамент производства.
К функциональным подразделениям предприятия относятся: отдел по работе с клиентами, департамент экономики, отдел по управлению персоналом.
Производство продукции и услуг в ООО «Интер» диверсифицировано. Так, предприятие оказывает услуги по доставке грузов, таможенному оформлению и услуги склада временного хранения. Основные объемы продаж приходятся на рекламную деятельность, представительские материалы и полиграфический дизайн.
На рис. 2 приведена схема взаимосвязи производственных (линейных) и функциональных подразделений организации. Взаимосвязанными являются функциональные и линейные подразделения. Линейные подразделения взаимообусловлены, т.к. результат деятельности одного подразделения необходим для работы другого линейного подразделения.
Рис. 2. Структура линейных и функциональных взаимосвязей в ООО «Интер»
На рис.2 сплошными стрелками обозначены бизнес-процессы по движению продукции и услуг, пунктирными стрелками – движение информации.
Таким образом, производственная структура ООО «Интер» соответствует функциональной структуре.
Взаимосвязи между ними выражаются в движении готовой продукции и информации между ними.
В ООО «Интер» также отсутствует департамент стратегии, результатом работы которого являлась бы корпоративная стратегия компании. В связи с отсутствием департамента стратегии не выполняются функции: разработки корпоративной стратегии, контроля реализации стратегических положений, корректировки стратегии, участия в разработке планов, создаваемых в развитие стратегии (включая бюджет).
Отсутствие стратегического управления в ООО «Интер» обусловлено частично избыточной централизацией организационной структуры управления.
Генеральный директор зачастую сам занимается контролем некрупных расходов, повседневных действий подчиненных, деталей и хода технологических процессов, посещением второстепенных выставок и конференций, вместо того, чтобы заниматься разработкой стратегии организации, среднесрочным планированием, реформированием направлений (например, развитием коммерческого блока), а главное, организацией ключевых внешних связей.
Существующая организационная структура ООО «Интер» включает наиболее актуальные направления основной деятельности, однако слабо отвечает тенденциям развития рекламного бизнеса из-за недостаточной ее гибкости.
В связи со слабостью горизонтальных связей данная структура не может оперативно реагировать на структурные изменения спроса, способствовать разработке новых видов продукции или услуг, открытию новых сегментов рынка, внедрению новейших технологий рекламной деятельности.
Ее механизм управления недостаточно эффективно регламентирует взаимодействие структурных подразделений предприятия и их целенаправленное развитие, не обеспечивает реализацию некоторых целевых установок, а также имеет необоснованно высокие затраты на достижение стратегических целей предприятия.