ОГЛАВЛЕНИЕ
<![if !supportLists]>1. <![endif]>Типовые функции помощника руководителя. 3
<![if !supportLists]>2. <![endif]>Непосредственные обязанности в процессе прохождения практики. 4
<![if !supportLists]>3. <![endif]>Вывод 7
Типовые функции помощника руководителя
Практика проходила на базе ДОУ ЦРР г. Москвы №2030 в качестве помощника руководителя. В обязанности помощника руководителя ДОУ входит:
<![if !supportLists]>• <![endif]>учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
<![if !supportLists]>• <![endif]>оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;
<![if !supportLists]>• <![endif]>подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем и других документов;
<![if !supportLists]>• <![endif]>оформление протоколов рассылок выписок из них;
<![if !supportLists]>• <![endif]>анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
<![if !supportLists]>• <![endif]>подготовка материалов к совещаниям, конференциям и семинарам;
<![if !supportLists]>• <![endif]>прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от сотрудников и родителей;
<![if !supportLists]>• <![endif]>организация приемов посетителей;
<![if !supportLists]>• <![endif]>прием, регистрация, хранение, учет и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив ДОУ.
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:
<![if !supportLists]>• <![endif]>техническое обеспечение работы руководителя;
<![if !supportLists]>• <![endif]>подготовка и организация материально-технического обеспечения совещаний;
<![if !supportLists]>• <![endif]>организация приема работников и посетителей;
<![if !supportLists]>• <![endif]>телефонное обслуживание;
<![if !supportLists]>• <![endif]>организация презентаций и специальных приемов гостей;
<![if !supportLists]>• <![endif]>стенографирование;
<![if !supportLists]>• <![endif]>обработка почты;
<![if !supportLists]>• <![endif]>машинописные работы;
<![if !supportLists]>• <![endif]>сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
<![if !supportLists]>• <![endif]>сбор материалов для докладов и речей руководителя;
<![if !supportLists]>• <![endif]>ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике работы помощника руководителя, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.
Непосредственные обязанности в процессе прохождения практики
Структура управления данным предприятием выглядит следующим образом:
<![if !mso]>
| <![endif]>
Воспитатели <![if !mso]> |
<![endif]> <![if !mso]>
| <![endif]>
Старший воспитатель (методист, заместитель заведующей) <![if !mso]> |
<![endif]> <![if !mso]>
| <![endif]>
Руководитель ДОУ Заведующий ДОУ <![if !mso]> |
<![endif]> <![if !mso]>
| <![endif]>
Старшая медсестра <![if !mso]> |
<![endif]> <![if !mso]>
| <![endif]>
Заведующий хозяйством <![if !mso]> |
<![endif]> <![if !mso]>
| <![endif]>
Музыкальный руководитель <![if !mso]> |
<![endif]> <![if !mso]>
| <![endif]>
Инструктор по ФИЗО <![if !mso]> |
<![endif]> <![if !mso]>
| <![endif]>
Логопед, психолог <![if !mso]> |
<![endif]> <![if !mso]>
| <![endif]>
Обслуживающий персонал <![if !mso]> |
<![endif]> <![if !mso]>
| <![endif]>
Дети и их родители <![if !mso]> |
<![endif]>
Помощник руководителя ДОУ осуществляет функции связи между всеми структурными компонентами.
В период прохождения практики под руководством специалиста выполняла следующую работу:
<![if !supportLists]>· <![endif]>информационно-справочное обслуживание по документам ДОУ;
<![if !supportLists]>· <![endif]>методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства;
<![if !supportLists]>· <![endif]>работа с архивом;
<![if !supportLists]>· <![endif]>документирование деятельности совещательных органов предприятия;
<![if !supportLists]>· <![endif]>оперативно-организационное обслуживание руководства;
<![if !supportLists]>· <![endif]>ведение и оформление кадровой документации и учета.
Поскольку в ДОУ функции службы делопроизводства возложены на помощника руководителя, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.
Принимала участие в таких этапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение (составление внутренних описей и листов-заверителей, нумерация листов, оформление обложек дел).
Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы о размерах оплаты за посещение детского сада, распоряжения начальника ДОУ по основной деятельности, приказы по составу групп и другие, заключалась в занесении сведений (номер, дата, адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.
Подготовка дел к хранению заключалась в оформлении личных дел воспитанников.
Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то помощник ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по заданию начальника, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.
Бездокументное обслуживание включает в себя также телефонное обслуживание, связи с общественностью. Помощник руководителя должен:
<![if !supportLists]>· <![endif]>осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность ДОУ;
<![if !supportLists]>· <![endif]>обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;
<![if !supportLists]>· <![endif]>контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;
<![if !supportLists]>· <![endif]>осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
<![if !supportLists]>· <![endif]>осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;
<![if !supportLists]>· <![endif]>осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности ДОУ (телефон, факс и т. п.);
<![if !supportLists]>· <![endif]>вести прием посетителей;
<![if !supportLists]>· <![endif]>выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
<![if !supportLists]>· <![endif]>обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ;
<![if !supportLists]>· <![endif]>использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия;
<![if !supportLists]>· <![endif]>проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;
<![if !supportLists]>· <![endif]>выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности ДОУ.
Вывод:
Чтобы стать директору незаменимым помощником, необходимо обладать такими личностными качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы.
Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что помощнику руководителя ДОУ приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.
Очень большую роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение держаться в тени. В эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки.
Однако хороший начальник и толковый опытный помощник функционируют как один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.
Устраиваясь на работу, необходимо подробно обсудить свои обязанности, а еще лучше - попросить должностную инструкцию. К основным функциям относят:
<![if !supportLists]>· <![endif]>осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя ДОУ;
<![if !supportLists]>· <![endif]>ведение делопроизводства;
<![if !supportLists]>· <![endif]>связи с общественностью;
<![if !supportLists]>· <![endif]>организация приема посетителей.
Помощник руководителя должен в процессе своей деятельности:
<![if !supportLists]>· <![endif]>осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя ДОУ;
<![if !supportLists]>· <![endif]>принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
<![if !supportLists]>· <![endif]>вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
<![if !supportLists]>· <![endif]>принимать документы и личные заявления на подпись руководителя ДОУ;
<![if !supportLists]>· <![endif]>готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
<![if !supportLists]>· <![endif]>следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;
<![if !supportLists]>· <![endif]>организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
<![if !supportLists]>· <![endif]>по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
<![if !supportLists]>· <![endif]>выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), вести и оформлять протоколы совещаний;
<![if !supportLists]>· <![endif]>осуществлять контроль за исполнением работниками ДОУ изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
<![if !supportLists]>· <![endif]>вести контрольно-регистрационную картотеку;
<![if !supportLists]>· <![endif]>обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
<![if !supportLists]>· <![endif]>печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных;
<![if !supportLists]>· <![endif]>организовывать прием родителей воспитанников, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
<![if !supportLists]>· <![endif]>формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдачу в архив;
<![if !supportLists]>· <![endif]>копировать документы на персональном ксероксе.