Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).
Одним из актуальных жанров письменной деловой речи в настоящее время стал договор. Договор - это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой частотности так называемой процедурной лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации. Процедура представления связана не только с предпочтением обобщенной семантики, но и с предпочтением родовых лексем видовым. Термины и процедурная лексика составляют опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.
В текстах документов не допускается употребления бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не может. К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания, словоформы.
В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения.
Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда - страницы, т.е. до нескольких сотен слов. Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление). Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны.
Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.
Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.По функциональному признаку деловые письма делятся на: требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового. По виду деловые письма могут строиться как: инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация), письмо-просьба, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-декларация (заявление), письмо-распоряжение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо. По признаку адресата деловые письма делятся на: обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес; циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций. По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением: электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь.
При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.
Регламентированные письма составляются по определенному образцу. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
В речевой учебной практике учащиеся чаще всего используют такие жанры устной монологической научной речи, как сообщение и ответ. Сообщение и ответ - выступление учащихся, тематически связанное с изучаемым материалом. Это монологическая форма устной речи, задача которой - продемонстрировать знание правил, терминов, законов и степень усвоения учебной информации. Устный воспроизводящий ответ следует рассматривать как рассуждение на темы, связанные с изучением соответствующего предмета. В таком рассуждении выделяются тезис и аргументы. В доказательной части ответа выделяются пример и его объяснение. Пример - это начало доказательной части ответа, на основании которой можно судить об истинных знаниях учащегося. Объяснение примера - анализ, который производится для того, чтобы разъяснить, прокомментировать, доказать выдвинутое положение. Объяснение примера показывает, насколько сознательно усвоен материал, как учащийся соотносит общее и частное, умеет доказывать выдвинутое положение, что характеризует в свою очередь степень овладения учебно-научным стилем изложения. Существует два типа объяснений примеров: объяснение-пояснение, комментирующее выдвигаемое положение; объяснение-толкование, раскрывающее существо рассматриваемого положения.
Часто в одном ответе используются различные типы и способы объяснений, но важно, чтобы при этом не нарушались требования к качеству объяснения примера: соответствие теоретическому положению и приведенному примеру; подведение данного частного случая под общее положение. Выделяют различные виды ответов, свойственных учебно-научному общению. Ответ-анализ формирует умение строить рассуждение от общего к частному. В основе такого ответа лежит описательная характеристика, в нем указываются признаки, свойства, части описываемого предмета, раскрывается содержание понятия. В таком ответе обязательно используются определенные понятия, которые комментируются, поясняются примерами, дополняются нужными сведениями. Отбор материала к ответу подчинен задаче - назвать предмет, описать его признаки.
Ответ-обобщение формирует умение назвать предмет, описать его признаки, подобрать соответствующие языковые средства для решения этих задач. Подобные ответы используются тогда, когда требуется создание обобщающих формулировок, например, при ответах на такие вопросы: "Каковы правила постановки знаков препинания в конце предложения?", "На основании каких признаков слова распределяются по частям речи?" Ответы на подобные вопросы строятся на выделении каких-либо признаков, принадлежащих группе явлений, языковых категорий. В результате их рассмотрения формулируется вывод-обобщение.
Ответ-группировка требует систематизации и обобщения знаний. Такие ответы формируют умение выделить какие-либо признаки предмета и сделать вывод-обобщение, подобрав соответствующие языковые средства, умение систематизировать признаки, используя соответствующие языковые средства и речевые конструкции.